De inzet van data analisten in de publieke sector

De financial in de publieke organisatie ontkomt niet meer aan een duidelijk standpunt over het gebruik van data.
Als Senior Business Manager van RSG Public ben ik veel in contact met controllers binnen publieke organisaties.  Een onderwerp wat vaak terug komt is de oriëntatie of aansluiting op het onderwerp data analyse. Het is tegenwoordig een populair onderwerp maar daarmee ook een containerbegrip geworden voor innovatie in meerdere vakgebieden. Zo komt de bedrijfsvoering van de publieke organisatie steeds vaker in aanraking met dit vraagstuk.

Een belangrijke rol

Met behulp van data analyse is het bepalen van beleid maar ook het volgen van de ontwikkelingen en uitnutting van voorzieningen en de bepaling van de “return on Investment” wellicht beter mogelijk. Voor de controller is het nog best lastig. Data analyse is als zo oud als het vak van de financial en het altijd een wezenlijk onderdeel geweest van de taak en verantwoordelijkheid van de financial. De harde cijfers zijn de feiten en maken de stand van zaken direct duidelijk. Deze rol van “de bewaker van de feitelijke gegevens” lijkt alsmaar belangrijker te worden. Net als de financial in de boekhouding een controlerende functie heeft, kun je die ook voorstellen ten aanzien van alle data die gebruikt wordt om de effectiviteit van hetgeen de publieke organisatie doet te duiden. Maar als nu andere disciplines data gaan toevoegen en online databronnen koppelt met offline databronnen is de data dan nog wel nog valide? Met een steeds meer open-source landschap van gegevens waarop beleidskeuze worden gemaakt is een duidelijk beleid ten aanzien van data en het aanvaarden van de consequenties daarvan erg belangrijk. Met name voor de financial om constante definitie en validiteits discussies in goede banen te leiden om te voorkomen dat men in principe-discussies blijft hangen en niet aan de slag gaat met de belangrijke financiële en beleidsinformatie die data kan bieden.

Dashboards in gemeente Amsterdam

Voor de financial die mede verantwoordelijk is voor een solide bedrijfsviering en een waarheidsgetrouwe weergave van de feiten is dit belangrijk. Toch dient een open source manier van werken door de financial omarmt te worden omdat het grote mogelijkheden biedt en het daarnaast niet meer is weg te denken. Zo helpt data om als controller de rol van belangrijk ondersteuner voor beleidsvorming te pakken. In deze rol bepaal je mede de koers van de organisatie. En de keuzes die er worden gemaakt. Als je deze rol beter wilt vervullen, beschik je met een goede databeleid en gebruik een krachtig navigatie-instrument als bedrijfsvoering. In het ruimtelijk domein zie je al veel animo voor het werken met data uit verschillende bronnen. Het combineren van data en data-analyseren helpt effectief bij het tegengaan van overlast op straat: zo heeft de gemeente Amsterdam een dashboard waarmee ze zien waar mensen zich bevinden en hoe druk het daar is. Ook worden alle wijken in de stad continu gemonitord met behulp van dashboards. Op basis hiervan worden bijvoorbeeld beslissingen gemaakt met betrekking tot de inzet van handhaving en de inrichting van de openbare ruimte. Op de andere domeinen wordt data analyse ook steeds meer een sturingsmechanisme. Al vraagt de materie waar de data om gaat een andere manier van het omgaan hiermee. De interpretatie van gegevens als het direct om mensen gaat zoals bijvoorbeeld in het sociaal domein blijft enorm belangrijk.

Inzetten van analisten

Wat de financial goed kan helpen is het aanstellen van data analisten in de organisatie. Allereerst analyseren deze analisten de data die ze verzamelen grondig. Deze gegevens visualiseren ze met behulp van data visualisatie tools voor het aanleveren van overzichtelijke dashboards. Een dashboard wordt samengesteld op basis van de vragen en doelstellingen van de betrokkenen binnen de instantie. De financial moet zorgen dat deze meedenkt in de doelstellingen. Genoeg uitdagingen maar de voordelen van data analyse voor de financial zijn overduidelijk aanwezig. Welke kansen liggen er voor controllers op dit gebied? Aan de ene kant kun je als business controller het initiatief nemen tot modellen voor scenario’s en de financiële mogelijkheden en risico’s. Daarbij is het belangrijk voor de financial een meer onderzoekende houding aan te nemen. Het motto “beantwoord geen vragen, maar bevraag antwoorden” is hier een goede benadering voor de financial van vraagstukken die vanuit bedrijfsvoering ook om een visie vragen, en dat is in bijna alle gevallen natuurlijk.

Meer inzicht door data analyse

Data analyse geeft de publieke organisatie dus inzichten die helpen bij het bereiken van sociale doelstellingen. Denk aan het verlenen van goede zorg, orde handhaving en goed onderwijs. Inzichten uit data helpen bij risico analyses, preventie en het verbeteren van de dienstverlening in de publieke sector. Door data te visualiseren in begrijpelijke dashboards en centraal beschikbaar te stellen, kunnen instanties beter onderbouwde beslissingen nemen. En dat geld ook voor de financial. Steeds meer wordt verwacht om mee te denken in business cases zoals de planoloog die een steeds nadrukkelijkere financiële achtergrond dient mee te nemen. Als er geen speciale mensen zijn aangesteld voor het maken van een goede afweging tussen datagebruik en privacy regels kan de financial daar ook goed een positie innemen. Het verzamelen, analyseren en verwerken van data staat soms op gespannen voet met privacy. Dit helpt om beslissingen te maken en te bepalen hoe ver u wilt gaan bij de inzet van data. En het zorgt er meteen voor dat u nadenkt over de mogelijkheden en valkuilen.

Kortom de financial in de publieke organisatie ontkomt niet meer aan een duidelijk standpunt over het gebruik van data.
Geschreven door Robert Zoontjens, Senior Business manager van RSG Public.

Categorieën

• Audit Risk en Compliance
• Finance & Control
• Onze professionals
• Publieke Sector
• Recruitment Services
• RSG